Automatizeaza stocarea, generarea si cautarea documentelor printr-un 
document management system in cloud

Mai mult timp decat te-ai astepta. 83% dintre angajati recreeaza documente pe care nu le pot gasi, dupa ce le-au cautat deja in foldere, in e-mail, pe hard disk-uri si in arhiva. Acest timp pierdut nu va mai exista daca folosesti un document management software. Prin cateva clickuri, poti gasi orice document in baza de date digitala, economisind ore intregi de cautari.

Sistemul nostru de gestionare a documentelor se adreseaza oricarui tip de document pe care il poti folosi in departamentul de HR (angajari noi, modificari de contract, suspendari, incetari etc), inclusiv imagini scanate ale documentelor pe hartie, documente contractuale, fisiere PDF.

Un soft de management de documente ar trebui sa fie utilizat pentru a elimina orice procese dependente de hartie din departamentele cu procese intensive sau dependente de documente de hartie. Majoritatea clientilor nostri au decis sa faca trecerea la un HR paperless atunci cand documentele au devenit mult prea multe pentru a mai putea fi gestionate eficient in format fizic.

Prin folosirea documentelor intr-un context digital securizat, un numar mai mic de angajati se pot ocupa cu succes de un numar mai mare de sarcini si proiecte. In situatiile cand intervin modificari legislative care cer documente suplimentare angajatorilor sau cand se fac multe angajari intr-o perioada scurta, un soft pentru management de documente este foarte util.

Securitate - un document management software ar trebui sa permita setarea permisiunii de acces pentru diferiti angajati, astfel incat datele companiei sa ramana in siguranta. In cazul solutiei colorful.hr, se pot seta diferite nivele de acces pentru toate aplicatiile din suita. 

Usurinta in utilizare – un DMS system nu ar trebui sa fie dificil de utilizat de angajati. Este greu sa convingi departamentul de HR si angajatii sa foloseasca solutii digitale atunci cand acestea nu au interfete simple. Din fericire, solutiile colorful.hr sunt usor de utilizat si intuitive.

Structura fisierelor - ar trebui sa alegeti un software de gestionare a documentelor care are o structura de fisiere usor de utilizat, pe care angajatii din departamentul HR o pot intelege rapid.

Cautare - sistemul de gestionare a documentelor pe care-l alegi ar trebui sa ofere o modalitate rapida si usoara de a gasi fisiere. Ar trebui sa fie posibila cautarea documentelor prin numele fisierului, continutul din interiorul fisierului sau folderul de care apartine. Solutia colorful.hr ofera o varianta avansata de cautare dupa cuvinte cheie, in functie de codul QR al fisierelor, care nu doar ca simplifica gasirea documentelor, dar si sortarea acestora.

In momentul actual, aplicatia colorful.hr, impreuna cu modulele sale aferente, este disponibila atat in cloud, cat si on premise.

Software HR in Cloud, denumit uneori si Software as a Service (SaaS), web-based HR sau Cloud-based HR, descrie sistemele software de gestionare a resurselor umane care sunt gazduite de furnizorul de servicii HR intr-un mediu de cloud computing. Pentru a le accesa, ai nevoie doar de o conexiune buna la internet si de un browser. In ultimii ani, tot mai multe business-uri (de la start-up-uri, la multinationale) folosesc tehnologiile Cloud pentru nevoile lor de resurse umane.

On-premises este alternativa la Cloud computing. In acest caz, compania va instala solutia software colorful.hr pe infrastructura proprie. Astfel, detine componentele hardware si are mai mult control asupra intregului ecosistem (licente, servere, echipamente de retea, sisteme de operare, baze de date etc).

Angajatii care lucreaza cu softuri si aplicatii HR trebuie sa aiba abilitati tehnice de baza. Programele software sunt usor de folosit, intuitive, iar companiile care le furnizeaza ofera traininguri pentru angajatii care urmeaza sa lucreze cu acestea.

Da, clientii nostri pot inscrie angajati care sa participe la sesiuni de training dedicate utilizarii softurilor de HR.